In jedem Projekt gibt es verschiedene Personengruppen – sogenannte Stakeholder – die ein Interesse am erfolgreichen Abschluss haben.

Da jeder Stakeholder unterschiedliche Interessen verfolgt, ist es jedoch nicht einfach, den Anforderungen aller gerecht zu werden. Als Projektmanager stehen Sie vor verschiedenen Herausforderungen:

• konkurrierende Stakeholder-Anforderungen ausbalancieren
• Konflikte lösen
• sicherstellen, dass die Anforderungen mit den allgemeinen Projekt- und Geschäftszielen übereinstimmen

Verschiedene Arten von Stakeholdern
Zuallererst gilt es jedoch zu klären welche Stakeholder es gibt: Hier werden grundsätzlich die internen und externen Anspruchsgruppen unterschieden. Intern stellen zum einen die Mitarbeiter als auch die Führungsebene Ansprüche an den Projekterfolg. Für Ihre Vorgesetzten ist dabei in erster Linie interessant, dass das Projekt gewinnbringend ist und den Erhalt des Unternehmens unterstützt. In direkter Verbindung dazu stehen die Bedürfnisse der Mitarbeiter, die durch den Erfolg des Unternehmens ein geregeltes Einkommen und soziale Sicherheit erwarten. Zu den externen Stakeholdern zählt in erster Linie der Kunde, der Interesse an einer qualitativ hochwertigen Leistung des Unternehmens zu günstigen Konditionen hat. Außerdem stellen auch Fremdkapitalgeber und die Konkurrenz Ansprüche an den Projekterfolg. Dabei soll das Projekt zum einen eine sichere Kapitalanlage für Investoren sein und bei der Umsetzung Grundsätze und Spielregeln einhalten, um einen fairen Wettbewerb zu halten.
Diese vielseitigen Anforderungen an das Projekt erfordern ein strukturiertes und bedachtes Vorgehen im Umgang mit allen Beteiligten. Um allen Ansprüchen gerecht zu werden, zeigen wir Ihnen im Folgenden vier einfache Schritte, mit denen Sie für mehr Zufriedenheit bei den verschiedenen Stakeholdern sorgen können:

Schritt 1: Klare Projektziele definieren
Klare Zielsetzungen sind unerlässlich, wenn Sie die Anforderungen der Stakeholder in Einklang bringen möchten, denn sie machen Ihre Entscheidungen transparent und nachvollziehbar. Hierzu gehört auch eine klare Spezifikation des Projektumfangs, die der Schlüssel zum Projekterfolg ist, da sie die Anforderungen des wichtigsten Stakeholders – des Kunden – widerspiegelt. Sie hilft auch abschließend dabei festzustellen, ob das Projekt ein Erfolg war oder nicht. Denn das Pflichtenheft enthält auch die Anforderungen, die Sie bei der Fertigstellung eines Projekts erfüllen müssen.

Schritt 2: Die wichtigsten Stakeholder identifizieren
Jeder Stakeholder ist wichtig, aber nicht alle sind von gleicher Bedeutung. Wenn Sie die wichtigsten Stakeholder-Gruppen Ihres Projekts identifizieren wollen, müssen Sie deren Rollen im Projekt hinterfragen. Dokumentieren Sie die damit verbundenen Prioritäten und Erwartungen sowie die jeweilige Verantwortung. Auf diese Weise finden Sie heraus, welcher Stakeholder ein relevanter Entscheidungsträger ist, so dass Sie seine Anforderungen entsprechend priorisieren können.

Schritt 3: Stakeholder-Anforderungen analysieren und priorisieren
Nachdem Sie Ihre wichtigsten Stakeholder identifiziert haben, priorisieren Sie im nächsten Schritt deren Anforderungen. Die Erwartungen der Stakeholder mit den meisten Stimmen haben Vorrang, aber Sie sollten prüfen, ob diese Anforderungen auch mit den Projektzielen übereinstimmen. Das Ziel jedes Projektes ist es, den Wert des Unternehmens zu maximieren und das Projekt in im Rahmen der vorab definierten Qualität, Zeit und Kosten abzuschließen (vgl. Magisches Dreieck). Anforderungen, die direkt dazu beitragen, haben gleichzeitig die höchste Priorität.

Schritt 4: Regelmäßig kommunizieren
Wenn Sie Ihre Stakeholder bei Laune halten wollen, reicht es nicht aus, ausschließlich Anforderungen und Erwartungen zu berücksichtigen. Man muss eine gemeinsame Basis schaffen und mit allen Beteiligten eine Vereinbarung über die Prioritäten treffen, damit Unstimmigkeiten vermieden werden können. Außerdem sollten Sie für alle Beteiligten den Raum schaffen, ihre eigenen Ideen und Meinungen einzubringen. Stellen Sie einen klaren Prozess für Ideen und Änderungen auf, um Anfragen diesbezüglich zu verwalten. Regelmäßige gemeinsame Update-Meetings informieren die Stakeholder über den Projektfortschritt und binden sie in das Projektgeschehen mit ein. Außerdem erhalten sie einen Überblick über mögliche Risiken und Themen, die ggf. eine Änderung des Projektplans erforderlich machen.

Ursprünglich erschienen im InLoox Blog am 15. Oktober 2018