Projektmanagement Basics (1): Die 7 W’s für den Projektstart
Der Projektstart bildet eine wichtige Basis für den weiteren Projektverlauf. Die 7 W’s helfen Ihnen, damit Ihr nächster Projektstart reibungslos abläuft.

Als Indikator für den späteren Projekterfolg ist der Projektstart essentiell. Für einen gelungenen Projektstart sollten Sie sich vor dem Projektbeginn die 7 W-Fragen stellen: Wo, Was, Wer, Wann, Warum, Wie, Wie viel? Denn als Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, die Rahmenbedingungen zu schaffen, in denen Ihr Team das Projekt erfolgreich umsetzen kann. Für das Projektteam ist dies noch dazu ein wichtiger Motivationsfaktor: Es sieht, dass das Projekt durchdacht wurde und somit auch mit hoher Wahrscheinlichkeit durchführbar und realistisch ist. Außerdem stärken Sie damit das Vertrauen der Sponsoren und Stakeholder in die Projektleitung, das Projektteam sowie den Glauben an die erfolgreiche Durchführung des Projekts.

Was sind die 7 W’s?

Wo?
Die erste Frage, die sich stellen sollten, ist die Frage nach dem „Wo?“. Dafür analysieren Sie die aktuelle Situation und legen die optimale Ausgangssituation fest:
• Wo stehen wir gerade?

Um im nächsten Schritt Projektziele zu definieren und Maßnahmen für die Erreichung dieser Ziele zu entwickeln, sind umfassende Kenntnisse über die Rahmenbedingungen Ihres Projekts nötig.

Was?
Hier geht es um die Definition der Projektziele. In diesem Punkt ist es wichtig auch die Stolperfallen auf dem Weg dorthin zu beachten:

• Was wollen wir erreichen?
• Was brauchen wir dafür?
• Welche Herausforderungen oder Einschränkungen gibt es?

Jedes Projekt benötigt klar definierte Ziele, sonst fehlt eine Richtschnur und das Projekt wird schnell von unwichtigen Details verzögert. Behalten Sie diese Fragen auch während des gesamten Projektes im Hinterkopf und stellen Sie sich diese hin und wieder erneut.

Wer?

Nachdem Sie Ihre Ziele geklärt haben, werfen Sie einen Blick auf die Stakeholder Ihres Projektes:
• Wer ist direkt oder indirekt am Projekt beteiligt?
• Wer hat Interesse am erfolgreichen Abschluss des Projektes und wer profitiert davon?
• Welche Motive und Interessen haben die einzelnen Stakeholder oder Stakeholdergruppen?

Jeder Stakeholder hat unterschiedliche Motive und Interessen, die teilweise miteinander konkurrieren. Sie werden nicht allen Anforderungen jeder einzelnen Person gerecht werden können, aber durch die Stakeholder-Analyse können Sie die für Ihr Projekt wichtigsten Stakeholder identifizieren. Außerdem schaffen Sie sich damit schon einmal eine Basis für die spätere Kommunikation im Projekt. Basierend auf den Interessen können Sie definieren, welche Informationen im Projektverlauf für welche Stakeholder relevant sind.

Wann?
Zeit und Termintreue sind wichtige Aspekte im Projektmanagement. Besonders dann, wenn Ihr Projekt ein fixes Projektende hat, das unter keinen Umständen überschritten werden darf. Das kann zum Beispiel die Auslieferung eines Produkts oder die Präsentation einer Produktneuheit auf einer Branchenmesse sein. Natürlich geht es nicht nur darum, das Projekt pünktlich abzuschließen, sondern auch um das prinzipielle Timing:

• Wann fangen wir an?
• Bis wann müssen wir liefern?
• Welche Meilensteine gibt es?

Sie sollten den besten Zeitpunkt für den Projektstart ermitteln und relevante Meilensteine/Zwischenziele definieren. Auf diese Weise können Sie den Projektfortschritt einfach nachvollziehen. Werden Meilensteine nicht oder zu spät erreicht, stechen Ihnen diese Verzögerungen sofort ins Auge.

Warum?
Projekte beginnen meist mit viel Enthusiasmus und Motivation, die häufig nach einiger Zeit im Sande verlaufen. Deshalb sollten Sie bereits vorab die folgenden Fragen für sich und Ihr Projektteam beantworten:

• Warum ist dieses Projekt wichtig?
• Warum ist meine Arbeit an diesem Projekt entscheidend?

Sollten bei Ihnen selbst, im Projektteam oder bei einigen Stakeholdern Zweifel aufkommen, haben Sie die Antwort parat. Wenn Sie keine zufriedenstellenden Antworten finden, sollten Sie darüber nachdenken, ob das Projekt überhaupt relevant ist und tatsächlich umgesetzt werden sollte.

Wie viel?
Außerdem gibt es in jedem Projekt die finanziellen Aspekte zu beachten:

• Wie viel wird das Projekt kosten?
• Wie groß ist das Budget?

Die Kosten gehören zu den drei Leitgedanken im Projektmanagement – dem magischen Dreieck. Das Ziel jedes Projekts ist es, die Kosten so niedrig wie möglich zu halten und das Projekt rechtzeitig innerhalb des vorgegebenen Budgets und mit der vorab definierten Qualität fertigzustellen. Eine detaillierte Kostenschätzung ist daher von Anfang an äußerst wichtig.

 

Ursprünglich erschienen im InLoox Blog am 26. September 2018

 

Über den Autor:

Kathrin Jungwirth

Kathrin Jungwirth ist Marketing und PR Mangerin bei der InLoox GmbH. Nach dem Studium der Betriebswirtschaftslehre mit Fokus Tourismus an der Hochschule München und einem Auslandsaufenthalt in Finnland vertiefte sie ihre redaktionelle Expertise in München. Sie verfügt über mehrjährige Erfahrung im Online- und Content-Marketing im B2B-Umfeld sowie im Bereich Public Relations.